업무 메일 짧게 쓰면서 성의 있어 보이는 법
메일 쓰는 데 30분 쓰는 사람 있다. 그 시간 아깝다. 짧고 명확하게 써도 성의 있어 보이는 방법 있다.
첫 줄에 핵심을 써라
받는 사람이 메일 열면 첫 줄에서 "이게 무슨 내용인가"를 알 수 있어야 한다. "안녕하세요, 날씨가 좋네요"로 시작하지 마라. "A 건 관련해서 X 방향으로 진행하겠습니다"로 시작해라.
결론 먼저, 이유는 뒤에
한국 메일 문화가 배경 설명 길게 하고 결론이 맨 뒤에 있는 경우가 많다. 반대로 써라. 결론 먼저, 그 다음 이유. 읽는 사람이 훨씬 편하다.
글머리 기호 써라
세 가지 이상 전달할 내용이 있으면 문장으로 쓰지 말고 번호나 글머리 기호로 써라. 보기도 편하고 빠뜨리지 않게 된다. 길게 쓴 것보다 오히려 더 정리됐어 보인다.
마무리 문장 하나만 써라
"추가 문의 사항 있으시면 편하게 연락 주세요." 이거 하나면 됨. "항상 수고 많으십니다 어쩌구저쩌구"로 세 줄 쓸 필요 없다.
보내기 전에 한 번만 읽어라
초안 쓰고 한 번만 읽어라. 없애도 되는 문장 있으면 없애라. 더 짧게 쓸 수 있으면 짧게 써라. 짧은 메일이 긴 메일보다 더 읽히고 더 효과적이다.